仕事ができる人はメール返信が早い。最速仕事メール術を公開

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こまり
こまり

仕事ができる人ってメールの返信も早い気がするけど関係あるのかな・・・。

みすけ
みすけ

大いに関係してるよ!メールの返信が早いのに仕事ができない人を探すほうが難しいんじゃないかな。

仕事ができる人はメールの返信が早い。仕事が忙しい人のほうがメールの返信が早い。社会人になるとこんな話しを聞いたり、実際に実感されていたりすると思います。

正確には仕事ができる人ほど仕事が忙しいけどメールの返信は早い。ということです。

単純に考えると仕事が暇な人のほうがメールに返信する時間があるんだから返信が早いと思いますよね。でも、そんなことはありません。

なぜ、仕事ができて忙しい人のほうがメールの返信が早いのかという理由をお伝えした上で、仕事ができるようになるにの最速メール術についても解説していきます。

この記事はこんな方におすすめ
  • 仕事ができる人ほどメールの返信が早い理由を知りたい方
  • 仕事ができるようになるための最速メール術を知りたい方
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1. 仕事ができる人はメール返信が早い。最速仕事メール術を公開

仕事ができる人はメール返信が早い。最速仕事メール術を公開

仕事ができる人ほど仕事が回ってきます。このことは仕事を振る側の立場を想像してみれば簡単に理解できます。

上司はチームとしての成果を最大化させなければいけません。そのためには仕事のできる人に仕事を多く回したくなるのです。単純な話しですよね。

そのため基本的には仕事ができる人ほどこなさないといけない仕事の難易度が高く、量も多いので忙しくなります。仕事ができないのに勤務時間だけ長い人は単純に仕事が遅いだけです。

1-1. 仕事ができる人ほどメールの返信が早い理由

本題に入っていきますが、仕事ができて忙しい人のほうが、仕事ができなくて暇な人よりもメールの返信が早いのです。これには次の理由から説明できます。

  1. ボールを抱える時間を短くするため
  2. 意志決定速度が速いため
  3. 仕事を後回しにしないため

ボールを抱える時間を短くするため

仕事ができる人ほど自分でボールを抱えている時間が短い傾向にあります。仕事はどんどん舞い込んできます。自分でボールを抱えるということは仕事が溜まっていくということを意味します。

仕事ができる人ほど自分でボールを抱えることを避けようとします。なぜなら自分でボールを抱えている以上その仕事は完了しないためです。

対応が必要なメールはボール(=仕事)です。投げ返す(=返信)ことをしないと仕事がたまり続けることになります。仕事ができる人ほどメールはすぐに返信して自分の元から仕事を減らすことを意識しているのです。

意志決定速度が速いため

仕事ができる人ほど意志決定速度が速いです。仕事の進め方には正解はありません。ゴールまでの道のりも1本道ではありません。仕事ができる人ほどゴールまでの道のりで分岐と出会ったときにどちらの道に進むべきかを判断するスピードが速いのです。

仕事のできない人がどちらの道に進むかを悩んでいる間に、仕事のできる人はゴールまでたどり着きます。

メールの返信速度にも意志決定速度が強く関係してきます。なぜならメールにどのように返信するべきかを判断する必要があるためです。仕事のできない人はメールを開いてもどのように返信するべきか悩む傾向にあります。そして悩んでも結論がでないと一旦メールの返信を後回しにします。

仕事のできる人はメールの返信で悩んで後回しにするということがまずありません。どのような内容で返信するかを即座に意識決めできるためです。

仕事を後回しにしないため

先ほどの両方に関係しますが、仕事のできない人ほど仕事を後回しにします。メールへの対応が最も顕著で、特に返信に時間がかからないようなメールでも一度開いたのに返信を後回しにしてメールを閉じてしまうのです。

仕事のできる人はまずそんなことはしません。メールを開いたら基本的にはその場で返信します。直観的にそれが最も効率的だと理解しているためですね。

メールを開いたのに閉じて後回しにすると、再度開いたときにメールをもう一度読み返すことになります。1回目に開いたときに返信していれば2回目に読む時間なんて発生しません。

また一度読んだのに閉じてしまうとそのまま返信を忘れる確率も高くなります。返信を忘れているとメールが再送されてきて結局もう一度読む必要が生じたり、奥底に埋もれたメールを掘り起こす手間なんかも生じるかもしれません。

1-2. 仕事ができる人の最速メール術

仕事のできる人のメール返信には次の傾向がみられます。これらを真似するだけで誰でも最速メール術を身につけることができます。

  1. メールを開いたら返信するまで閉じない
  2. 返信メールに対して相手から返信がこないようにする
  3. よく使う言葉は辞書登録している

メールを開いたら返信するまで閉じない

最速メール術の最も基本的なことはメールを開いたら返信するまで閉じないことです。メールを開いたのに返信を後回しにしてメールを閉じる。これが最もやってはいけない行為です。先ほども触れましたが仕事の効率が著しく低下してしまいます。

メールを開いたらすぐに返信しましょう。そのためには返信する時間が一切ないタイミングではメールは開かないようにすることが大切です。

1分後に会議が始まるとか、1分後に来客がくるタイミングでメールを開いても返信できませんよね。重要なメールだとしてもどうせ会議や来客が入っていたらそれが終わるまで対応できません。それなら読んでも仕方ありませんよね。

メールが届いたらすぐに見ないと気持ち悪いという感覚の方もいると思います。それ自体は同意なんですけど、すぐに返信できないタイミングで目を通すことだけできても、返信ができるようになってから同じメールを読みかえることになります。これはやってはいけない行為に該当してしまいますからね。

みすけ
みすけ

メールは一度開いたら返信するまで閉じないこと!返信できないタイミングでメールは開かないこと!これが重要!!

返信メールに対して相手から返信がこないようにする

メールを即座に返信してもその返信内容によって相手に新たな疑問を抱かせてしまうと、またしても返信が返ってきてしまいます。メールの投げ合いは不要なケースが多く、優秀な人同士のメールだと1ターンか多くても2ターンで目的を達します。

メールの投げ合いを最小回数で終わらせることは無駄な仕事を増やさないという観点でも重要です。返信がくるたびに読まないといけませんし、返信も必要になってしまいます。1度の返信で蹴りがつくのが最も効率的ですよね。

そのためには相手の立場になって納得ができる内容で返信してあげる必要があります。相手が何を求めているのかを正確に把握し、誰が読んでも誤解のない表現の文章になっているかを確認して返信しましょう。読み取り方によって複数の理解ができる文章ってよく見かけますが、メールでそれをやってしまうと危険です。

どんな知識、経験の人が読んでも共通認識を持てる内容になっているかを十分に精査しましょう。

みすけ
みすけ

相手の要望を正確に理解して、誤解のない表現で返信しよう!追加の返信がこないようにすることが重要!!

よく使う言葉は辞書登録している

パソコンの辞書機能やテンプレート機能は活用していますか?活用してないのであればいますぐに登録して活用しましょう。

辞書機能というのはよく使う単語が文章を変換で呼び出せるようにしておくことです。例えば、キーボードで「いつ」と入力して変換すると「いつもお世話になっております。」のような文章に変換できるようにしておくことです。

職種にもよりますが、よく入力する単語や文章は必ずあるはずです。その都度一から入力していては無駄に時間がかかってしまいます。辞書機能を駆使することで1度のメールで数秒から数十秒の時間を短縮することができます。

数十秒くらい誤差の範囲と思われるかもしれませんが、1日にメールを50件処理するとしたら8分も短縮できます。1週間で40分、1ヶ月で160分。積み重ねになりますが、辞書機能を使うだけで特別なことをしなくてもこれだけの時間を捻出できると思えば活用しない手はないはずです。

テンプレートも有効ですよ。メモ帳とかすぐに開ける場所によく使うメール文面のテンプレートを作成しておき、メール作成時にコピペをして必要な個所だけ修正するという使い方をします。職種によっては同じような内容のメールを送信する機会があるので有効です。

みすけ
みすけ

辞書機能は基本!テンプレートも活用することでメールの効率化を実現しよう!

2. まとめ

仕事ができる人ほどメールの返信が早い理由をお伝えしました。また、仕事ができるようになるための最速メール術もお伝えしました。ポイントはメールを開いたら返信するまで閉じないこと。追加の返信のこない内容にすること。辞書機能やテンプレートを活用してメールを打つ時間を短縮すること。です。

どの方法も誰でもすぐに実践できます。メールの機会は1日に何回も訪れます。こんなに試す機会の多いネタは珍しいので仕事ができるようになりたいと考えている方は明日から試してみてください。

以上、最後まで読んでいただきありがとうございます。

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