誰も教えてくれないビジネスメールの注意点。転送を想定すること！

普段の生活でメールはなくてはならないツールです。もちろんビジネスにおいてもメールは必須ツールです。

基本的なビジネスメールのマナーは社会人になったらなんとなく先輩から習うかもしれません。ネットで検索して自分で勉強する方もいると思います。

しかし、誰も教えてくれないけどビジネスメールで注意すべき重要なポイントは「転送されることを想定した文章を書くこと」です。このポイントを押さえておかないと大変なことになる可能性があります。どういうことか詳しく解説します。

誰も教えてくれないビジネスメールの注意点。転送を想定すること！

メールは便利ですけど、危険性を理解して使わないとビジネスにおいては取り返しのつかない事態を招く可能性があります。メールで最も危険なことが転送できてしまうことです。

ビジネスメールの危険性

ビジネスメールは本当に便利なツールです。しかし、危険な面もあることを理解して利用する必要があります。特に注意が必要な危険性ポイントは次の通りです。

メール送信者とメール文面が保存できてしまうこと

簡単にいうと誰が送ったメールなのかが後からでもわかってしまうことです。プライベートであれば捨てアドレスを作って送信すれば匿名という形にできます。しかし、ビジネスにおいて匿名メールなんてありえません。

普通に使う分には誰からのメールなのかが把握できるので便利です。しかし、送信した内容によっては誰が送信したかを簡単に特定できてしまうことで問題になる可能性もあります。

問題になるケースとしては失言メールを送信した場合ですね。送信者とメール文面が相手側に残るので訴えられる場合に完璧な証拠になってしまいます。

一度送信すると取り消せないこと

メールは一度送信すると取り消すことができません。宛先間違いで公開してはいけない情報を広げてしまったりという事例は一度は耳にしたことがあると思います。

しかし、より一般的な事例としては、少し感情的になってメール文面にもその感情を乗せてしまったようなケースです。後になって冷静になると言い過ぎたり、言い方が悪かったかなと思うメールも一度送信してしまっては後の祭りです。

誰にでも転送できてしまうこと

メールの機能で転送禁止という処理ができるシステムもありますが、基本的には送信したメールは誰に転送されてもおかしくないと思っておいたほうがよいでしょう。

転送機能自体ビジネスにおいてはかなり便利です。転送メールが飛んでこない日がないくらい多くの人が活用しています。転送してもらうことを前提に送信するメールであれば何も問題ありません。

しかし、なかには転送されるなんて考えてもいなかったメールが転送されてしまうケースあります。誰に転送するかを送信した側では操作できないので、転送されたメールと転送先によっては大きなトラブルに発展する可能性があります。

メールは転送されても困らないようにすること

ビジネスメールにおける危険性は先ほどお伝えした通りです。繰り返しになりますが、特に注意が必要なビジネスメールの危険ポイントは次の3点です。

危険ポイントは3点ありますが、これに対処するためのポイントは1点だけです。それが以下になります。

なんてことありませんが、転送されても困らない文面にしておけば、先ほどの「③誰にでも転送できてしまうこと」が起きても何も問題ありません。

また、転送されても困らない文面であれば送信してから取り消したいという感情は生まれませんので、「②一度送信すると取り消せないこと」への対応もOKです。

さらには、転送されても困らない文面であれば送信者とメール文面が保存され、あとでどのような場面で使われたとしても問題ないので、「①メール送信者とメール文面が保存できてしまうこと」にも対応できているといえます。

つまり、ビジネスメールを送信する際には、常に誰かに転送されることになると思って、転送されても問題ない文面になっているかを確認してから送信すればいいんです。

ビジネスメールで実際に起こった悲劇

ビジネスメールでの失敗パターンはいろいろあります。一番多いのが宛先間違いによる誤送信でしょうね。しかし、今回取り上げるのはそんな話しではありません。転送メールが引き起こした悲劇について実例をご紹介します。

いまこの記事を読んでくれた方であれば転送を想定せずにメールを送信するなんてことはもうしないはずです。しかし、過去は変えられません。実際に転送を想定せずに送信したメールでどんな悲劇が起こったかをお伝えします。

悪口に近い内容が回りまわって本人に転送されてしまった

誰でも他人に対して不満を感じることはあります。それは当たり前のことです。しかし、それをメールでぶちまけることは危険です。

例えば同期のAさんに対しての不満を同じく同期のBさんにメールしたとしましょう。Bさんは特に意識せずにさらに仲のいい同期のCさんに転送します。Cさんが同期に関する内容だからと思って何も考えずに同期全員に転送してしまう・・・。

もちろん同期全員のなかには不満の対象であるAさんも含まれることになります。これは一例ですが、実はこのような事例ってよくよく起こります。同期全体に転送したCさんは悪意があるわけではありません。よかれと思ってやっているのですが、このように少し配慮というか考えが足りない人がいることも想定しておかなければいけません。

職場の不満が回りまわって上司に転送されてしまった

職場内でのメールのやり取りも気を付けなくてはいけません。先ほどと違う例でお伝えすると、メールは同じ件名のやり取りでも内容は自由に変更することができます。メールのやり取りの途中で話題を変えることはよくあるはずです。

転送メールでも同じことが起きてしまいます。職場の不満についてXさんとYさんがやり取りしていたとします。やり取りの途中で真面目な仕事の内容に自然と切り替わったとしましょう。その状態で関係者に転送してしまうというケースです。

転送した側は最新のメール文面のみで判断して転送していますが、実はその転送メールの奥底には職場の不満をやり取りしたメール文面が残ってしまっているというパターンです。

僕自身転送されてきたメールは過去のやり取りまで一通り眺めることにしています。すると意外と頻繁にこの内容転送してきて問題にならないの？と感じるようなやり取りが残されている場面に遭遇します。

このような問題も最初から転送されても困らない文面しか書いていなければ気にする必要もなくなります。

パワハラに近い内容のメールが転送されて上司に告げ口されてしまった

これまでと少し傾向は異なりますが、ついついメールのやり取りでイライラしていると乱暴な言葉でメールを送信してしまうことがあります。直接の会話の中での発言と違ってメールだと一度送信してしまうとずっと履歴として残ってしまいます。

いまのご時世パワハラやセクハラは訴えられてしまうと勝ち目はありません。上司に告げ口されるだけで済むならまだましですがメール文面を証拠として訴えられたら取り返しがつかないことになります。

転送されてもいい文面かを判断するポイント

転送されてもいい文面かを判断するポイントは簡単です。常にメール送信前に次のポイントを満たしているか確認してください。

基本的にはどこの誰が受信しても不快に感じない内容になっていればOKです。この世でただ1人でも不快に感じる人がいるような内容は転送されて思わぬ事態を招く可能性があるからです。

悪口や愚痴は不快に感じる人が必ずいるので、包括される内容ですが特に注意が必要な観点なのであえて取り上げました。

明日からビジネスメールを送信する際には送信ボタンを押す前に一呼吸おいて、誰も不快に感じる内容が含まれていないことを確認してから送信するようにしましょう。それさえできていれば大きな問題にはなりません。

まとめ

誰も教えてくれないビジネスメールの注意点として「転送されることを想定してメールを送信すること」をお伝えしました。個人的には新入社員に一番最初に教えてあげるべきと思うくらい重要なポイントです。

学生気分が抜けない間に送信したメールがトラブルを巻き起こしてしまうと入社直後にイメージがガタ落ちになってしまいますからね。一度失った信用を取り返すには長い年月がかかってしまいます。

誰でも簡単に防げるトラブルですのでぜひ注意することを忘れずにメールをするようにしてください。

以上、最後まで読んでいただきありがとうございます。