オンラインのWeb会議で効率が落ちる原因と対策。効率が劇的に高まる方法を伝授します

在宅勤務(テレワーク)が普及した結果、どの企業においてもオンライン形式のWeb会議が頻繁に実施されるようになりました。

Web会議を経験すると実感しますがWeb会議を対面式の会議と同じノリで実施すると効率が低下します。

あまりにも効率が低下するのでWeb会議が嫌いな方もいるのではないでしょうか。

しかし、Web会議は適切な方法で運用することで対面式会議以上に効率化することができます。

そこで、本記事ではWeb会議で効率が落ちる原因と対策をお伝えします。この記事を読み終わる頃には、Web会議の効率を最大化するための方法が理解できるはずです。

オンライン形式のWeb会議とは

初めにオンライン形式のWeb会議がどのようなものなのかを共有しておきます

Web会議とはパソコンやスマホを利用してインターネット経由で複数人が同じ画面を共有したり音声や映像を通信しながら行う会議のことです。

簡単に言うとテレビ電話に画面共有機能やチャット機能などが搭載されているイメージです。

Facebook（メタ）もWeb会議システムを導入することを発表しましたが、Web会議システムにはいろいろな種類が存在します。企業で使用されている主なWeb会議システムは次の通り。

どれが良い悪いというほどの機能差は現状ありませんので、企業毎に利用が許可されているシステムを使用すれば問題ありません。

ただし、Zoomについてはサイバー攻撃による乗っ取りが発生しているので利用する際は注意するか、社内ネットワークのファイヤーウォールが脆弱な企業では使用しないほうが無難です。

Web会議のメリット

Web会議には対面式の会議とは異なるメリットがたくさんあります。主なメリットは次の通りです。

特に対面式の会議と比較してWeb会議の優れる点は、いつでも誰とでも気軽に会議を実施できることです。

グローバル化が進む昨今では海外メンバーと仕事をする機会も増えてきます。時差の壁はありますが、Web会議システムの普及により海外との仕事を進めやすくなったことは誰もが納得することでしょう。

Web会議のデメリット

残念ながらWeb会議にも次のようなデメリットがあります。

Web会議では音声関係のトラブルがつきものです。急に声が聞こえなくなったり、同時に話し始めるとどちらの声も聞こえなかったりする点は大きなデメリットといえるでしょう。

Web会議を効率よく運用するためにはこれらのデメリットを理解した上で対策していくことが重要です。

Web会議で効率が低下する原因

それではWeb会議で効率が落ちる原因を見ていきましょう。原因を明らかにするために対面式の会議とWeb会議の違いに着目してみます。

対面式の会議を基準とした場合にWeb会議には以下の違いがあります。

それぞれ深堀していきます。

参加者が全員揃ったかを把握しずらい

Web会議の場合、会議参加者は時間になったら自分でシステムにログインすることで会議に参加します。

対面式の会議の場合、会議室に誰がいるかを見れば全員揃っているかは一目瞭然ですがWeb会議だとそうはいきません。

Web会議の場合、誰が参加しているかはログイン済みの名前を見れば確認できます。

参加者が少ない会議であれば特に問題ありませんが、人数が多くなるとテキストでずらっと並んだ名前を見ても全員揃っているのかを把握するには時間がかかります。

誰が発言しているのかわかりずらい

Web会議システムはパソコンやスマホに搭載されているWebカメラを利用することで参加者の顔を写すことは可能です。

しかし、「通信に時間がかかること」や「プレゼン画面を大きく表示する際に邪魔になる」という理由でカメラはOFFにしておくことが基本となります。

すると、顔が見えないので誰が発言しているのかがわからないという問題が生じます。

勿論、少人数であったり、付き合いの長い人だけの会議であれば声を聞いただけで誰なのかがわかるので問題ありません。

しかし、知り合って間もない人や初対面の人がWeb会議に参加することも多いのが実情です。その場合は誰が発言しているかを正確に把握することは困難といえます。

誰が発言しているかわからないと摘録を作成するときに困りますし、議論を深める際にも支障がでてきます。

次に誰が発言するのか周囲の状況が読めない

Web会議中はWebカメラをOFFにしていることが基本ですので、顔も見えなければ手も見えません。

対面式の会議の場合、質問や意見がある際はいきなり発言するケースも勿論ありますが、手上げ方式もよくあります。

特に、発言する機会を伺いにくいケースでは次に発言したいことを手をあげてアピールすることがよくありますよね。

これがWeb会議だとできません。普段からガンガン発言する方であれば特に気にしないかもしれませんが、誰かが発言すると尻込みしてしまうような方にとってはWeb会議で発言することは至難の業になってしまうかもしれません。

ちなみにWebカメラをONにしていても大差がないのが実情です。Web会議では基本的に発言してる人の顔を画面に表示します。無言で手をあげていても誰にも気づいてもらえないのです。

Web会議システムによっては手を挙げている意志を表示する機能も搭載されています。しかし、空気感までは伝えることができないのでやはり対面会議と勝手は異なります。

議論に参加しない/できない人が多くなる

対面式の会議であっても会議中に内職（別の仕事）をしている人、隠れてスマホをいじっている人などがいます。

Web会議だとそれこそ会議中に何をやっていても見えないので、対面式の会議でそのような態度の人はWeb会議でも100%同じ態度をとります。

それ自体はどうしようもない（というよりこのような人は会議に召集しなくてOK）ので気にする必要はありません。

しかし、対面式の会議では議論に加わる方でもWeb会議の場合では置き去りになってしまうケースがあります。

これが大問題です。

対面式の会議では、議論の途中でプレゼンターや司会者が全体を見渡して理解度を確認したり、ついてこれていない人がいないかを態度で判断することができます。

しかし、Web会議では参加者の雰囲気を感じ取ることは不可能なので、参加者を置き去りにしてしまうことがあります。

ホワイトボードが使えない

対面式の会議では議論が発散する際や、複数のアイデアを一つにまとめる場合にホワイトボードを活用することがあります。

当たり前ですがWeb会議ではホワイトボードは利用できません。

ホワイトボードのように使えるツールとしてはメモ帳、ワード、エクセル、パワーポイント、Visioなどがあげられますが、どのツールも自由に図や文字を書き足せるホワイトボードに勝るものはありません。

Web会議の効率が低下する原因への対策

それでは先ほど抽出したWeb会議の効率が低下する原因への対策を考えていきましょう。

「参加者の顔が見えないため出欠確認に時間がかかる」ことへの対策

効率が低下する原因1への対策です。

これはとても簡単ですが、会議主催者とは別に出欠確認をする役割を誰かにアサインすることです。

大抵の会議の場合は、主催者が会議に召集する人を決めます。そして、会議が開始して必要な参加者が揃っているかどうかも同じく主催者が確認します。

対面式の会議であれば、参加者確認に時間がかからないので特に問題にはなりません。

しかし、Web会議の場合はログイン済みの人とまだログインしていない人をテキストで表示される名前で照らし合わせなくてはいけません。

この作業を会議主催者がやってしまうと、会議開始時間になっているのになかなか会議を開始することができなくなります。

よって、会議開始時間前に、誰か別の人に会議招集者リストをインプットしておき、Web会議に誰が参加していて、誰が参加していないのかを確認する役割を担ってもらうべきなのです。

会議開始時間の遅れが例え2分だとしても、30人が参加していれば60分の時間を無駄にしたことになります。

会議時間を1分も無駄にしないことがWeb会議の効率化には必要不可欠です。

「誰が発言しているかわからないので摘録作成時に確認に時間がかかる」ことへの対策

誰が発言したのかわからなくなることを避けるにはWeb会議の運営ルール明確にし、参加者全員で共有しておけばOKです。

どういうことかというと、Web会議のルールとして、発言する前に名前を名乗ることを設定して、全員で共有しておけばよいのです。

こうすることで、全員が名乗ってから発言するようになるので、誰が発言しているのかわからなくなることを避けられます。

「発言する機会を得ることが難しい」ことへの対策

こちらの対策は少し難しいです。本来は司会者やファシリテーターが参加者に対して均等に発言を促す必要があるのですが、Web会議だと少しスキルが必要です。

では、どのように対策すればよいか。

それは、会議の前に参加者から均等に発言を引き出す役割を誰かにアサインしておくことです。

初めからそのような役割があると認識してから会議に参加することで、ある程度はファシリテーターとしての責務を全うできるようになります。発言する前に名前を名乗るルールも実施しておけば、誰がまだ発言していないかは容易に把握できるので、満遍なく参加者から発言を引き出すのも容易になります。

「参加者の理解度や温度感を感じることができない」ことへの対策

こちらもWeb会議での対策は難しい部類の課題です。

この課題を解決するには会議が開始する前が勝負になります。

会議開催前に次の取り組みを実施しましょう。

もしかしたら対面式の会議でも実施されている方もいるかもしれませんが、Web会議の場合は対面式の会議以上に会議が始まる前にどれだけ参加者の知識レベルを統一できるかが重要になってきます。

また、当日の会議進行の流れを事前に考え、共有しておくことで、区切りのよいタイミングで参加者の理解度を確認する意識を働かせることもできるようになります。

「参加者の頭の中を整理できるツールがない」ことへの対策

こちらは、タッチパッド式のパソコンやタブレットを利用することで対策が可能です。

簡単な話しなのですが、手書きと同じくらい簡単に図や文字を入力できればよいので、タッチパッド式のパソコンやタブレットであればタッチペンを利用して実現できます。

大きな企業ほど通常のノートパソコンが支給されるケースが多くなると思うのですが、これを機にタブレットの支給も考えてみてはいかがでしょうか。

Web会議の効率を向上させるポイント

Web会議の効率を向上させるには、これまで説明してきた「Web会議の効率を下げる原因への対策」を実践することが重要です。

しかし、それだけではありません。

これまでに紹介していないWeb会議の効率を上げる方法は次の通りです。

それぞれ少し補足します。

通信環境を整える

Web会議の質を左右する要因として通信環境があげられます。

通信環境が悪いと音声が途切れたり、画面共有にタイムラグが生じたりといった弊害が生まれます。

特に在宅勤務でのWeb会議の場合は注意が必要です。企業にもよりますが、社内のネットワークに自宅から入るためにファイヤーウォールのような特殊な通信方式を使っている場合があります。

そのようなネットワークに接続した状態でWeb会議を実施すると、自宅の通信環境の質とは関係なく、Web会議の通信速度が低下するケースが発生します。

このような場合には、会議参加前に社内ネットワークとの通信を参加者全員が遮断しておくことが重要となります。

この場合、会議中に社内ネットワークにはアクセスできませんので、必要な資料は全てローカルのパソコンに準備しておくことを忘れないようにしましょう。

ただ、そうはいっても自宅の無線環境は大切です。わが屋では業界最速ともいわれるNURO光を使っています。フレッツ光やau光などいろいろ試しましたが断トツの通信速度です。

少しでも自宅の通信環境を改善したい方は試してみてください。プライベートでも重宝するので乗り換えて損はありません。

スピーカーマイクを利用する

Web会議で時間がかかってしまう要因として、音声が聞き取りにくく、発言を聞き直さなくてはいけなくなることがあげられます。

基本的にはパソコン内蔵のマイクとスピーカーのみでWeb会議は実施可能です。しかし、やはり内蔵のスピーカーやマイクの性能には限界があります。

この問題は、スピーカーマイクを導入するだけで解決できます。音声の明瞭さは一目瞭然ですよ。聞き取りにくい場面が生じて、聞き直さなくてはいけないといった時間がなくなるので会議がスムーズに進行します。

スピーカーマイクまではハードルが高いという方はUSBタイプのコンデンサマイクもおすすめです。

YouTuberとかも使っていますが価格は安いのですが音質はグッとあがりますよ。

会議を開催した日に摘録を発行する

摘録の発行は対面式の会議でも重要ですが、Web会議ではその重要性が更にあがります。

Web会議は参加者全員の理解を全く同じレベルに導くことは非常に難しい場合があります。これをクリアにするための方法が摘録になります。

会議参加者の発言や会議の結論を明文化して参加者全体で共有することが、全員の認識を共通化する際に最も重要な取り組みになります。

摘録の発行はスピードが命です。会議開催当日に参加者と共有する癖をつけましょう。

まとめ

在宅勤務でのWeb会議の効率を低下させる原因と対策、Web会議の効率をあげるための方法をご説明しました。

今後ますますWeb会議の活用機会は増えてきます。Web会議を効率的に実施できるかどうかで、仕事の質が大きく変わることを早い段階で意識して、改善していくことが重要です。

Web会議を主催する方だけではなく、Web会議に参加する全ての人が、Web会議の効率をあげたいと思って臨むことが大事です。ぜひ明日からのWeb会議で実践していきましょう。

その他在宅勤務のコツを知りたい方はこちらにまとめましたので参考にしてみてください。

以上、最後まで読んでいただきありがとうございます。