課題とリスクの管理がプロジェクト成功の鍵!

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こまり
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プロジェクトを成功させたいんだけど、問題が山積みで毎日不安で・・・。

みすけ
みすけ

プロジェクトを成功させるには課題とリスクに対して適切に対処できるかがポイントになってくるよ。詳しく説明するね!

プロジェクトリーダーやプロジェクトメンバーとしてプロジェクトに携わっていると、毎日のように問題が発生し、その対処に追われることで日程遅延につながるというのは誰もが経験したことがあるはずです。

では、どのように対処すればよいのでしょうか?

答えは・・・「課題」と「リスク」を管理することです

課題とリスクの違いがはっきりとわからない方も多いと思いますので、これらの違いについて解説した上でプロジェクトを成功させるための対処方法をお伝えします。

この記事はこんな方におすすめ
  • プロジェクト成功の鍵を知りたい方
  • 課題とリスクの違いを理解して、管理方法を学びたい方
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1. 課題とリスクの違いとは

まずは、課題とリスクの違いを理解するところから始めましょう。正直な所、課題とリスクを完全に切り分けることは難しいです。安心してほしいのですが、プロジェクトを成功させる上では課題とリスクを100%切り分けられていなくても問題ありません。大切なことは「課題とリスクをどのように管理し対処していくか」だからです。

そうはいっても、課題とリスクの違いは理解できているほうが管理しやすいので、頑張って違いを理解していきましょう。

1-1. 課題とは

課題は、「すでに発生している問題を解決するために対処すべきこと」です。

ポイントは現時点で起きてしまっているか否かです。将来起きるかもしれないことは課題ではありません(但し、将来100%起きることは課題として扱うほうがよいです)。

課題を考える上で切っても切り離せないのが「問題」です。問題とは、理想と現実のギャップです。

例えば、夏休みの宿題を例にとって考えてみましょう。夏休みの最終週は家族で旅行に行くため、8/20までに宿題を全て終わらせる必要があるとします。すると、「理想」は8/20に宿題が全て完了していることになりますね。

しかし、現実には、8/20を迎えても宿題は半分しか終わっていません。「理想」は宿題が全て完了していることに対し、「現実」は半分しか完了していません。「理想」と「現実」にギャップが生じましたねこれが問題です

ここでの問題は、夏休みの宿題が半分しか終わっていないことになります。

問題が発生したら解消しなくてはいけませんよね。その際に必要になることが、問題を深堀して、課題を明確にすることです。何が課題なのかを明らかにしなくては問題を解消することはできません。

一番やってはいけないことは、問題が発生したからといって、何も考えずに対処を始めることです。宿題が半分残っているんだから頑張って残りの宿題をやるだけだ!ということで、やみくもに宿題に着手してもダメということです。運がよければ、それで問題が解消するかもしれませんが、課題が違った場合は何も解決しません。

それでは、問題の原因を深堀してみましょう。例えば以下の観点が考えられます。

  • 宿題に集中できない環境だった。
  • 単純にさぼってしまった。
  • 難易度の高い宿題があって自分だけの力ではできなかった。
  • 家族の協力が必要な宿題があった。

ここえわかることは、環境やさぼってしまったことが問題の原因であった場合、その原因を解消しない限り同じことが繰り返されてしまいます。宿題に集中できる環境を整備することや、テレビや漫画を禁止するなどの対策が必要です。

1-2. リスクとは

つづいてリスクです。リスクとは課題とは違い、現時点では発生していないが、将来発生するかもしれないことです。

先ほどと同じく、夏休みの宿題を事例に考えてみましょう。8/20までに夏休みの宿題を全て完了させることがゴールだとして、どんな場合にゴールを達成できなくなるでしょうか。次のようなことが想定できるはずです。

  • 風邪をひいてしまう。
  • 親が急に旅行を計画してしまう。
  • 宿題をやろうと思っていた日に友達が遊びにくる。

これらは全て現時点では起きていません。将来起こるかもしれませんし、起こらないかもしれません。これがリスクです。

では、実際に宿題をやらなくてはいけないのに風邪をひいてしまい、宿題ができなくなった場合はどうでしょうか。簡単ですね。現時点で風邪をひいて宿題ができない状態は起きているので、リスクではなく課題になります。

正確に説明すると、風邪をひいて宿題ができなくなっただけでは課題ではありません。風邪をひいてしまったことで8/20までに宿題が終わらなくなってしまうと課題です。

風邪をひいて宿題ができなくなったのが8/1であれば、風邪がなおってからでも8/20までに宿題を終わらせることはできますよね。つまり、理想と現実にギャップは生じないので問題ではありません。問題がなければそこに課題はありません。

2. 課題とリスクの管理とは

課題とリスクの違いがわかったところで、課題とリスクの管理について説明します。それぞれ少し管理方法が異なってきますので、課題とリスクに分けて説明しますね。

2-1. 課題の管理

課題は先ほど説明した通り、現時点で発生しています。課題はその大きさにかかわらず解決しておかなければプロジェクトに悪影響を及ぼします。

そのため、課題の管理では次の事柄が重要になってきます。

  1. 課題をリスト化してプロジェクトメンバー全員に可視化すること。
  2. それぞれの課題に、解決までの責任者を設定すること。
  3. 課題解決に向けた作業内容とその完了期日を設定すること。
  4. 課題が解決するまで進捗を管理すること。
  5. 課題が発生するたびに課題リストに追加し続けること。

それぞれ詳しく説明します。

① 課題をリスト化してプロジェクトメンバー全員に可視化すること

課題はプロジェクトリーダーや一部の人だけが把握しておけばよいわけではありません。重要なことはプロジェクトに関わる全ての人がどんな課題が発生しているのかを把握できる状態にしておくことです。

課題は様々なところから発生します。Aさんが直面している課題と同じことがBさんにも訪れているなんてことはよくあることです。課題を共有していないと、AさんとBさんが同じ課題解決に工数を費やすことになります。共通さえできていればどちらかの課題を解決すれば水平展開すればよいですよね。

プロジェクトの規模が大きくなればなるほど全員で課題を共有し、どこでどんな課題が発生しているのかを把握しておくことが重要になってきます。

② それぞれの課題に、解決するまでの責任者を設定すること

課題をリスト化したらそれぞれの課題に解決までの責任者を設定します。よくあることが課題はリスト化しているけど、誰が責任を持ってその課題解決を実行するのかが曖昧なケースです。これだとせっかく課題を把握できても、誰かが解決するからいいやという感情が生まれてしまいます。

責任者を明確にして、課題が解決まで責任を持って推進してもらうことが大事です。

③ 課題解決に向けた作業内容とその完了期日を設定すること

課題の責任者は、課題を解決するための作業ばらしを実施します。課題解決までのアプローチは色々と考えられます。仮説を置いて、最も可能性の高い方法から検証するようにしましょう。

この検証方法を細かいマイルストーンに分解し、それぞれの完了期日を設定し、期日通りにタスクが完了するように推進していきます。

ここで大事なことは、課題解決においては、最初から解決までの細かい作業をばらすことができないケースが多いです。1つ目の作業の結果によって次に取りうる行動が変わってくるからですね。その場合は無理に最後までのタスクをあげる必要はありません。

直近の作業と期日をばらしたら、まずはその作業を完了させ、結果が見えたら次のタスクと期日を設定するということを繰り返すことが課題解決の近道です。

④ 課題が解決するまで進捗を管理すること

これは当たり前ですが、課題が解決するまでは進捗状況を把握し、設定した期日から遅れないように進捗を管理しなくてはいけません。これは先ほど設定した各課題の責任者の責務になります。

⑤ 課題が発生するたびに課題リストに追加し続けること

課題は一度リスト化したら終わりにはなりません。毎日のように新しい課題は発生していきます。

発生するたびに課題リストに追加し、責任者の設定、作業ばらし期日の設定、進捗の管理を実行する必要があります。プロジェクトメンバーに余裕があれば、課題リストを管理する人を専任できれば円滑に運用できるはずです。

2-2. リスクの管理

つづいてはリスクの管理です。リスクの管理は先ほどの課題の管理とは少し異なる方法をとります。

リスクは先ほど説明した通り、現時点では発生していません。将来も発生するかもしれませんし、発生しないかもしれません。そのため、発生しないことに工数を追加しても無駄になってしまいます。

そこで重要になることは、リスクの発生確率と、リスクが発生した際の影響度を想定しておくことです。

リスクの発生確率とは、そのリスクがどの程度起こりうるかということです。例えば明日は朝一から重要な会議があるため、絶対に遅刻できないとしましょう。会社に遅刻するリスクとして次のことが想定されます。

  • スマホのアラームが鳴らずに寝坊してしまう。
  • 電車が人身事故で止まってしまう。
  • 5月の東京なのに大雪で交通機関が麻痺してしまう。

スマホのアラームが鳴らない確率は「中」、発生したときの影響は「小」、人身事故の発生確率は「小」、発生したときの影響は「中」、大雪の発生確率は「小」、発生したときの影響は「大」といった感じです。

発生確率と発生したときの影響を掛け合わせて、リスク管理の優先順位を決める方法が一般的です。先ほども言いましたが、リスクは発生しないこともあります。むしろ、様々なリスクをあげておくと発生しないもののほうが多くなるくらいです。

発生しないリスクのために時間を費やしても無駄なので、優先順位をつけて、順位の高いリスクに対して、発生させないためにできることはないか、発生したときにどのように対処するかを事前に考えておきます。

3. まとめ

課題とリスクを全て可視化し、しっかりと管理していけばプロジェクト成功への近道になることは間違いありません。プロジェクトが失敗する多くのケースでは発生している課題が放置されていたり、課題を全員で共有していないことで対策が後手に回ったり、リスクを想定できていないため急に課題として浮上してきています。

課題とリスクはどんなプロジェクトでも必ずあります。課題もリスクもないプロジェクトなんて絶対にありませんよ。私のプロジェクトは何も問題ないと思っているあなた!小規模かつ本当に順調なプロジェクトであれば課題はゼロかもしれませんが、リスクは発生確率の低いものまで抽出しておくべきですので、絶対にゼロなんてことはありえませんよ。

プロジェクト成功に向けていままで後回しにされていた方はぜひ、明日から課題とリスクの管理を初めてください。きっと、最終的にはプロジェクトの重要なポイントになってきますから。以上、最後まで読んでいただきありがとうございます。

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