在宅勤務（テレワーク）のコミュニケーション不足は雑談タイムで解消

日本でも急速に広がった在宅勤務（テレワーク）という新しい働き方。従来のオフィス出社型の働き方と比較して、同僚との雑談によるコミュニケーションが減ったという意見が多く聞かれます。

従来の働き方だと、始業前、昼休み、定時後、定時内の小休憩中など雑談する機会はたくさんありました。タバコを吸う方だと更に雑談の時間はたくさんあったはず。

これが普通に在宅勤務をしていると雑談時間はゼロです。これではコミュニケーションが不足するのは仕方ありません。では、どうすればいいか。

それは雑談タイムを設けることです。

在宅勤務で雑談タイムを設けることで、タバコを吸わない方であっても雑談によるコミュニケーションを十分に取ることが可能になります。それでは雑談タイムとはどういうものなのか、おすすめの運用方法や注意点を詳しくお伝えします。

在宅勤務（テレワーク）のコミュニケーション不足は雑談タイムで解消

在宅勤務でコミュニケーションが不足するのは単純に雑談の機会がないことが原因です。

オフィスに出社していれば通路ですれ違うとき、ランチ中、タバコ休憩中、色々なタイミングで雑談の機会が訪れます。もちろん、意識的に雑談の時間をセッティングする必要なんてありません。

しかし、在宅勤務の場合は意識的に雑談の時間をセッティングしないと雑談の機会なんて訪れません。

そこで、雑談タイムの出番なのです。

雑談タイムとは

雑談タイムとは在宅勤務でも意識的に雑談ができる時間を設ける方法です。

「バーチャルカフェ」、「オンラインカフェ」という呼び方をすることもあります。

在宅勤務での雑談タイムでは、Web会議システムを使ってオンライン上で自由に会話をします。Web会議システムを利用しますが、Web会議ではないので議題はありませんし、摘録を書くなんてこともありません。

雑談タイムにルールはありません。職場、チーム、同期仲間など好きなグループで運営方法を決めて開催すればOKです。

とはいえ、どんな感じで運営すればいいのかわからないと思いますので僕が実際に試した方法をご紹介します。

雑談タイムの運用実例

僕は次のパターンで雑談タイムを運用した経験があります。

それこそ最初のうちは何が正解なのかわからないので色々と試してみました。色々試した結果、僕のおすすめの運用方法は後ほど詳しく説明していきますが、ここで言いたいことは開催頻度も開催時間も参加人数も自由に決めて問題ないということです。

おすすめの運用方法は確かにありますが、上述したどんな方法でも雑談タイムとして成立させることはできました。まずはやりやすい方法で試してみることか始めましょう。

雑談タイムの始め方

実際に雑談タイムを試してみたい場合の始め方の手順は次の通りです。

参加者の範囲を決める

雑談タイムを始める場合に最初にやることは参加者の範囲を決めることです。

どんな場にするのかによって参加者は変わってきますし、参加者が決まらないと適切な開催頻度や開催時間が決められないためです。

まずは人数を絞ってお試し会に協力してくれそうなメンバーを招集することがおすすめです。最初から上手くはいかないので否定的な人は最初は巻き込まないほうがいいですよ。

参加者候補に会の主旨を説明し、開催頻度と開催時間を決める

参加者の範囲を決めたら参加者に雑談タイムの主旨を説明してください。

在宅勤務のコミュニケーション不足を解消するための場であることや、業務時間内に開催するけど業務ではないのでざっくばらんなネタで会話してよいことなどをしっかりと伝えましょう。

主旨を説明できたら開催頻度や開催時間を決めます。とはいえ、ここは何回か開催いていくうちに最適な頻度や時間が見えてくるので仮置きくらいの気持ちで問題ないです。

できれば主旨説明の時に雑談タイムをより良い場にみんなで成長させていきたい旨も伝えられるとベストです。

まずは1回目を開催してみて参加者から感想をヒアリングする

こういう取り組みは頭でいくら考えてもやってみないとどんな感じかわかりません。そのため、やると決めたらすぐに1回目を開催することが大事です。

とりあえずよくわからないけど1回やってみて、開催できたら参加者から感想を聞いて次に向けてブラッシュアップしていきましょう。

ヒアリング結果を反映して徐々に効果的な場へと導いていく

1回目が開催できたらそのヒアリング結果を少しづつ次の会に反映し、といったことを繰り返していきます。PDCA（Plan→Do→Check→Action）ですね。少しづつで構わないのでどこか1つのポイントだけでも会を追うごとに改善していくことが大切です。

改善活動にしっかりと取り組むことができれば必ず多くの人が参加したくなる理想的な場になるはずです。

在宅勤務の雑談タイムのおすすめの運用方法・注意点

ここまで雑談タイムがどんなものなのか、僕が実際に運用した体験談をお伝えしました。ここからは色々と試した僕がおすすめする雑談タイムの運用方法と注意点をお伝えしていきます。

雑談タイムのおすすめの運用方法

雑談タイムのおすすめの運用方法のポイントは次の通りです。

ペースは週に2、3回にすること

僕の経験上週に1回だと物足りなくなってしまいますし、毎日だと多すぎて参加しなくなってしまいます。間をとって週に2回から3回程度が適切な回数です。

雑談タイムとはいえ時間は区切って開催するため、発言したくても発言できずに終わってしまうということもあります。開催自体が週に1回しかないと参加したのにもやもやした状態で1週間過ごすことになってしまうのです。

逆に、毎日開催すればそのような心配はなくなりますが、毎日開催の場合は徐々に業務化してしまうという問題が生じます。雑談のための時間ではなく毎日の進捗を確認する場になってしまうのです。

そこでバランスをとって週に2回から3回の開催にすることをおすすめします。

1回の時間は15分から30分程度にすること

1回の開催時間は15分から30分程度がおすすめです。最適な時間は週の開催回数や参加人数によっても変わってきますが、ここでは週に2、3回ペースで参加者の上限を10名程度だとします。

参加者が10名いると1人が1分しか話さなくても10分必要です。開催時間が短すぎると中途半端な状態で終了を迎えることになってしまいます。

少なくとも15分は確保しておくべきでしょう。実際に10人参加するようだと30分確保することがおすすめです。上限を30分に設定し、20分過ぎくらいで会話のキリがいいタイミングで終了するといった運用方法がいいでしょう。

開催時間は13時から15時30分の間にすること

開催する時間帯も僕自身色々と試してみました。その結果として13時から15時30分の間のどこかに設定することがおすすめという結論にいたりました。

まず、雑談タイムを午前中に設定することは避けるほうがいいです。なんといってもエネルギーがあって仕事が最も捗る時間帯なので雑談で消費してしまうと生産性が低下してしまうためです。

午前中は各自の仕事に全力投球するようにしましょう。

また夕方については子育て中の方などで時短勤務の場合参加できなくなってしまうため避けたほうがよいです。参加したいのに参加できない会が設定されてしまうとストレスにつながりますからね。

そこでランチが終了して仕事に気持ちを切り替え初めの13時か、おやつ休憩かつ時短の方も勤務時間内の15時前後に開催するのがおすすめです。個人的に一番よかったのは15時から15時30分までの30分間ですね。ランチが終わって一仕事して少し疲れた頃に雑談タイムっていうのがやりやすかったです。

参加する前に参加している人を確認できるツールで開催すること

雑談タイムはWeb会議システムを使って開催することになります。Web会議システムによっては参加して初めて誰が参加しているかがわかるものもあります。それだと、人によっては参加を躊躇してしまうことになります。

誰もがどんな人とも打ち解けて話せるわけではありません。気が合う人、合わない人がいるのは当然です。いざ参加してみたけど話したい人がいなかった。話についていけなくて30分間苦痛だった。なんてことになってしまうと雑談タイムが逆効果です。

そこで、参加する前に誰が雑談タイム中なのかを確認できるツールがおすすめです。これであれば参加者を確認してから参加できるので参加して後悔するようなことにはなりません。

僕のおすすめはMicrosoftのTeamsです。Teamsで参加する可能性のある人でチームを作っておけば、誰が参加しているのかを事前に把握することができます。WebExなども試しましたがTeamsが最も雑談タイムにはふさわしいツールだと感じました。

参加は自由にすること

雑談タイムは強制的に設定するべきですが、参加自体は自由にしてください。全員参加を強制するとそれは完全に業務になってしまいます。

雑談をするような気分じゃない時、仕事を優先したいから雑談どころではない時、人によって様々な事情があります。気が向いたときに自由に参加できる場として運用していくことで参加を強制しなくても自然と人が集まってくるようになります。

雑談って強制されてやるものじゃないんですよね。在宅勤務という特殊な働き方であるため強制的に時間を確保するようにはしますが、雑談自体を強制にしてしまってはいけません。

子どもと一緒に参加OKにすること

在宅勤務特有ですが仕事中に家に子どもがいる場合もあります。学校が休みだったり幼稚園や保育園から帰宅していたり、入園前だったり。ぜひ雑談タイムには子どもも参加できるようにしましょう。

もちろん無理やり子どもを参加させる必要はありませんが、子どもがいるほうが雑談が圧倒的になごみますし、いままでなかった家族ぐるみの付き合いも実現できるようになります。せっかく在宅勤務という働き方になっているので、従来のオフィス勤務ではできなかったことも色々と試してみると新たな発見や気づきが得られるのでおすすめです。

雑談タイムの注意点

雑談タイムを運用する場合は必ず守っておくべき注意点がいくつかあります。

定時前や定時後には開催しないこと

雑談は業務ではないので業務外の時間に設定するべきなど言い出す人がいます。しかし、定時前や定時後に雑談タイムを設定してはいけません。

業務時間内であるからこそ参加する意欲がわいてくるし、自然と人が集まって有益なコミュニティが形成できるのです。これを定時外の時間に設定した途端に業務外として位置づけが強くなってしまいます。

業務外の活動になると多くの人は参加の意思が薄れます。すると参加する人は毎回特定メンバーだけになってしまうので雑談タイムがいつのまにか仲良し会になってしまいます。

雑談タイムの主査は当番制で決めておくこと

雑談タイムは自由参加にするべきということはお伝えした通りです。しかし、各会の主査は決めておいてください。そして、主査は決まった時間になったらWeb会議にログインして待機するようにしてください。

誰か1人でもいれば他にも参加者がきますが、時間になっても誰もいないと最初の1人になることを避ける結果誰も来ないまま終わってしまうという事態になってしまいます。

主査だけは当番を決めて誰か1人は毎回時間になったら待機するような運用にしましょう。

WebカメラをONすることを強要しないこと

Web会議システムではWebカメラのOn/OFFを切り替えることができます。会社にもよりますが通信速度を優先してWeb会議中はカメラをOFFにする運用にしている場合と、顔を見ないとコミュニケーションが取れないという古い考えでカメラをONさせる場合があります。

雑談タイムは仕事ではないのでできればカメラをONしてゆったりと会話を楽しむことがおすすめですが、なかには家の中を映したくない人や女性であれば化粧をしていないから顔を映したくないなんて日もあります。

そんな状態でも気軽に参加できるようにWebカメラはONでもOFFでもどちらでも問題ないという運用にすることがおすすめです。参加者全員がカメラをOFFしてしまうと少し寂しい場にはなってしまいますが、先ほどお伝えした主査の会はカメラをONできるようにしておくといった運用もありですよ。

予定時間になったら必ず切り上げること

会によってはすごく盛り上がった状態で終了時間を迎えてしまうことがあります。その際にダラダラと雑談タイムを伸ばすことは絶対に避けてください。仕事よりも雑談のほうが楽しいに決まってます。しかし、決めた時間を守れなくなってしまうといよいよ業務時間の活動としては認められなくなってしまいます。

何事もメリハリが大事なので決められた時間がきたら会話の途中であっても終了するようにしましょう。主査がファシリテーションする方法がやりやすいのでおすすめです。

まとめ

在宅勤務でコミュニケーションが不足することを解消する方法として「雑談タイム」の導入をご紹介しました。誰でも気軽に試せる方法なのでまずは1回やってみてください。

コミュニケーションや雑談の機会を求めている人って在宅勤務が長くなるほど多くなってきます。あなたの周りにも同じことが悩んでいる人はたくさんいます。雑談タイムを始めることを提案すれば必ず賛同してくれる人はいます。

僕も効果はそこまで期待していない状態で雑談タイムを運用してみましたが、いまでは自然と人が集まって交流できる良い場に成長させることができました。むしろオフィス出勤時よりもコミュニケーションは活発で仕事にもいい影響がでてきています。雑談タイム。おすすめですよ。

ちなみにClubhouseを雑談タイムに活用することもおすすめです。

Clubhouseってだけでテンションがあがりますし、みんなでルームを開設して気軽に立ち寄って雑談するなんて使い方がおすすめです。

以上、最後まで読んでいただきありがとうございます。